Managementspecial: open dag van je opleiding

Om studenten te werven voor het volgend schooljaar gaan de opleidingen de komende tijd weer open dagen organiseren. Open dagen zijn perfecte gelegenheden om je opleiding te profileren. Tenminste, als het goed gaat….. Helaas blijken open dagen niet zo inspirerend. Daarom staat deze blog in het teken van open dagen, met als doel om toekomstige studenten aan de opleiding te binden.

Het nieuwe schooljaar werpt zijn schaduw vooruit. Opleidingen organiseren open dagen met als doel nieuwe studenten te werven. Soms lijkt het wel alsof opleidingen tegen elkaar opbieden. Open dagen worden steeds vaker georganiseerd, op zaterdag en ’s avonds door de week, en duren telkens wat langer.

Het organiseren van een open dag kost veel tijd, mensen en middelen. Voor docententeams is dit een extra belasting. Dit is niet erg, als het ten minste leidt tot het doel: meer en beter gemotiveerde studenten. Maar is dat ook zo? Als ik eerlijk ben vind ik open dagen meestal kabbelend en afwachtend, kortom niet inspirerend.

Dat kan beter!

Meestal is de gedachte dat de bezoeker, meestal de student met zijn ouder(s), moet kunnen rondkijken en vragen moet stellen. Kortom, de bezoeker aan het stuur. Maar zoals elke ondernemer weet werkt het zo niet.

De meeste klanten, lees: bezoekers, weten nog niet wat ze willen. Ze hebben behoefte aan informatie en willen weten wat de beroepsperspectieven zijn. Ook de vraag wat de opleiding bijzonder of specifiek maakt is belangrijk.

Om meer resultaat te halen uit een open dag is het nodig om de bezoeker bij de hand te nemen.

Gerichte aanpak

Voorbereiding
Een succesvolle open dag begint met een goede voorbereiding. Een open deur? Beslist, maar meestal nog steeds actueel.

• Een goede voorbereiding begint met het benoemen van de leider. Hij stuurt het proces tot en met de opvolging.
• Informeer de toeleverende scholen over het programma van de open dag.
• Laat bezoekers zich van te voren aanmelden.
• Informeer docenten dat contact leggen met toekomstige studenten het doel is.

Uitvoering
Zorg voor een gericht, gestructureerd en niet te lang programma voor bezoekers. Een dergelijk programma zou kunnen bestaan uit:

• Opening door de directeur of manager,
• Bespreking per opleiding over opzet en beroepsperspectief, door docenten,
• Ervaringen delen, door studenten,
• Gerichte rondleiding, door studenten,
• Individueel gesprek met alle bezoekers, door docenten.

Laat dit programma zo’n anderhalf uur duren, langer is niet effectief.
Als je dit op zaterdag doet kun je twee sessies achter elkaar doen. Dan is het wel zaak bezoekers vooraf te laten intekenen op een van de twee sessies.

Opvolging
Het succes van de open dag vergroot je door na afloop contact te houden met de bezoekers. Dat kan je doen door na afloop een email te sturen met een bedankje, een leuke foto en misschien een persoonlijke opmerking. Tegen de zomer is het handig om een email te sturen met de vraag of de aankomende student al gekozen heeft, en of er nog vragen zijn.

De rol van de docent

De rol van de docent is erg belangrijk tijdens de open dag. Hij is immers de ambassadeur van zijn opleiding! Het is daarom belangrijk om hem een duidelijke rol te geven. Die rol bestaat uit het leggen van contact, het luisteren naar de ideeën van de student en het stellen van vragen.

Daarbij is het handig om een aantal gerichte vragen te stellen over de ambities van de aspirant studenten. Deze vragen helpen daarbij:

• Wil je binnen werken of werk je graag buiten?
• Werk je graag individueel of werken je graag samen?
• Werk je graag met collega’s of met klanten?
• Ben je een specialist of is je belangstelling breed?
• Werk je graag met je handen of met een computer?

Stel dat een student kan kiezen uit de opleiding Recreatie of Toerisme. Bij Recreatie werk je veel samen, zijn de activiteiten breed maar niet diep en ben je veel buiten. Bij Toerisme werk je individueel, moet je veel van onderwerpen afweten en werk je binnen. Aan de hand van bovengenoemde vragen worden de verschillen meer duidelijk en kan de student beter kiezen.

Tips

Tot slot een tweetal tips:

• Het meehelpen organiseren van een open dag is een perfect studentproject voor het keuzedeel Ondernemend Gedrag,
• In Wie niet kiest wordt niet gekozen lees je veel meer tips over promotie en het binden van klanten.