Vertrouw op mensen, niet op systemen

Het zou niet moeten kunnen, en toch gebeurde het. In Maastricht ging het helemaal mis met de examinering op een VMBO-school. Enige jaren geleden gebeurde hetzelfde in het hbo, bij Inholland. Is het nu een kwestie van afwachten dat hetzelfde gebeurt in het mbo? De belangrijkste les van beide voorvallen is deze: kwaliteit stop je niet in een systeem.

Voor de studenten is het natuurlijk een persoonlijk drama: door fouten van de opleiding is het behaalde diploma niet geldig. Zij kunnen er zelf niets aan doen. De school, de leiding en de docenten hebben deze problemen veroorzaakt. Er zijn systemen die de kwaliteit moeten borgen, die deze problemen zouden moeten voorkomen. Maar die werken blijkbaar niet.

Als reactie op deze gebeurtenissen wordt onderzoek gedaan, worden procedures aangescherpt en worden afspraken nog strakker. Volgens mij lost dit het probleem niet op, omdat het voorbij gaat aan de kern.

Gestold wantrouwen

Ik heb bij mijn vroegere werkgevers ervaring opgedaan met kwaliteitssystemen. Twee werkgevers met twee verschillende aanpakken.

Bij de ene aanpak werd alles vastgelegd. Elk proces werd beschreven en elke medewerker moest zich daar exact aan houden. De implementatie was een stroperig proces. Want iedere afdeling en iedere medewerker voerde de werkzaamheden net even anders uit. Een jaar lang stond alles in het teken van de invoering van het kwaliteitssysteem. Ondanks alle inspanningen en goede bedoelingen werkte het niet. Het kwaliteitssysteem werd ervaren als gestold wantrouwen.

De andere aanpak was gebaseerd op het uitgangspunt dat de medewerker een professional is, die zelfstandig invulling kan geven aan zijn werkzaamheden. Hij kent zijn rol en zijn positie in de organisatie. Omdat hij professional is hoeven zijn werkzaamheden niet en detail beschreven te worden. Het kwaliteitssysteem richtte zich daarom alleen op de raakvlakken van afdelingen, en op het eindresultaat. Dit systeem werd veel sneller ingevoerd en werd snel geaccepteerd.

Schijnzekerheid

Docenten zijn professionals. Daarom zou je als school moeten kiezen voor systemen van de tweede soort: minimale procedures, beperkte rapportages en procedures alleen voor raakvlakken tussen afdelingen, bv. een procedure voor het archiveren van afgenomen examens.

De praktijk is meestal anders. Dat geldt voor interne procedures maar ook voor bijvoorbeeld examens.  Er zijn examens voor de keuzedelen ondernemend gedrag en voor ondernemerschap van meer dan 30 pagina’s. Elk detail wordt beschreven.

Maar dit is schijnzekerheid. Een proeve van bekwaamheid laat zich niet rationaliseren zoals een examen boekhouden, het zijn beoordelingen van competenties. De essentie moet beoordeeld worden. Het gedetailleerd vastleggen verhoogt de administratieve werkdruk en zorgt voor schijnzekerheid.

Marktmeester

Om problemen zoals in Maastricht te voorkomen moeten niet meer, maar juist minder procedures ingevoerd worden. Daardoor kan de docent zijn professionaliteit beter ontplooien en wordt de werkdruk aanzienlijk lager.

Het belangrijkste raakvlak is de overgang van onderwijs naar examinering. Aan examinering zijn belangen voor studenten gekoppeld, maar ook financiële belangen voor de opleiding. Daar moet het kwaliteitssysteem eenduidig en volstrekt helder zijn. De examencommissie ziet toe op de juiste uitvoering, en fungeert als marktmeester.

Wake up call

De problemen in Maastricht en eerder bij Inholland zijn een wake up call voor het mbo. Om soortgelijke problemen te voorkomen is het aan te bevelen om procedures en administratie tot een minimum te beperken, bondige en kwalitatief goede examens in te kopen, en je examencommissie te bemannen met je beste mensen.

Want wil je kwaliteit behalen: vertrouw op je mensen, en niet op systemen.