Op weg naar volgend schooljaar organiseren veel opleidingen open dagen. In deze (post) Coronatijd is het lastig om belangstellende scholieren met hun ouders te trekken. Ook al zijn er aardig wat belangstellenden, soms blijft het aantal directe inschrijvingen laag. Hoe kan je als opleiding meer uit je open dagen halen? Suggesties van een mysterie guest.
Hoe krijgen we meer inschrijvingen op onze open dagen? Het organiseren van een open dag vergt een flinke inspanning. Als dan het aantal inschrijvingen laag is dan leidt dat tot teleurstelling. Opleidingen experimenten met de opzet ervan: meer open dagen, langere dagen, “leuke” dingen organiseren. Toch valt het aantal inschrijvingen soms tegen.
Hoe kan je nu meer uit een open dag halen? Afgelopen week was ik mysterie guest bij een ROC. Gewapend met die ervaring leidt dat tot de volgende tips.
Mindset van de docenten
Natuurlijk wil je bij een open dag zo veel mogelijk inschrijvingen. Maar dat werkt natuurlijk niet zo. Belangstellenden oriënteren zich, willen een beeld vormen, vergelijken en maken uiteindelijk een keuze.
Het succes van een open dag meet je niet alleen af aan het aantal directe inschrijvingen. Als belangstellenden een goed beeld hebben is dat ook een resultaat. Hebben belangstellenden voldoende beeld en informatie om te kunnen kiezen? Wat hebben ze nodig om een definitieve keuze te maken? Dit soort informatie is ook een resultaat van een open dag.
Als organisatie moet je deze info ook vergaren, en er gebruik van maken!
Voorbereiding
Bij de voorbereiding wordt meestal veel tijd besteed aan de ruimte. Logisch, want je wilt een goede indruk maken.
Maak als team ook afspraken over de begeleiding van belangstellenden. Stel een doel, bijvoorbeeld elke docent heeft 10 of 20 gesprekjes met belangstellenden. Wat willen belangstellenden weten? Wat is hun beeld? Welke vragen hebben ze? Hoe komt de school over?
Schrijf de resultaten op, en bespreek ze bij de evaluatie. Dit klantenonderzoek is enorm waardevol, ook voor de inhoud van je opleiding!
Aanmelden
Nodig belangstellenden uit om zich aan te melden voor de Open Dag. Doe dat vooral digitaal. Vraag niet te veel informatie: de naam, de opleiding waarvoor belangstelling is en het email-adres waarop men bereikbaar is.
Welkom
Studenten en ouders willen gezien worden! Heet hen daarom welkom. Doe dat via een persoonlijke ontvangst en niet door een balie ergens in een hal. Anders voelen bezoekers zich een kat in een vreemd pakhuis. Heet iedere bezoeker persoonlijk welkom.
Ontvangst is bij uitstek dé rol voor de directeur of manager! Want als hij je ontvangt dan voel je je gezien.
Geef belangstellenden geen informatiebrochures of iets dergelijks. Dat is onhandig. Bezoekers komen om te kijken, niet om te lezen. Geef informatie bij het vertrek.
Rondleiden
Als je rondleidt wil je natuurlijk zo veel mogelijk vertellen en laten zien! Maar dompel de bezoeker niet onder. Laat hem vragen stellen, of stel hem vragen. Wat wil hij weten? Welke verwachtingen heeft hij? Wees realistisch over de opleiding en over het beroepsperspectief.
Gebruik leesbare badges. Vermeld ook de rol van de rondleider, bijvoorbeeld docent Nederlands.
Spreek bezoekers aan als ze rondlopen. Vorige week ben ik bewust drie maal een ruimte ingegaan en heb rondgekeken. Verschillende docenten zaten met elkaar te praten. Niemand sprak me aan. Welke indruk wekt dat? Nogmaals: mensen willen gezien worden.
Vertrek
Neem actief afscheid wanneer bezoekers vertrekken. Ook dit is een contactmoment. Vraag hoe het is bevallen, of ze een goed beeld hebben. Willen ze meer weten?
Als studenten al hebben besloten is dat een succes! Schrijf ze ter plekke in, en geef ze ter bevestiging en waardering iets feestelijks!
Als ze nog twijfelen, vraag dan wat ze nodig hebben om te besluiten. Schrijf dat op, en kom daar in de opvolging op terug.
Week erna
Evalueer de Open Dag in het team, bij voorkeur zo snel mogelijk. Maak een overzicht van de gesprekken tijdens de rondleiding en van de exitgesprekken. Wat kan je hier van leren?
Stuur de belangstellenden die zich voor de opleiding hebben ingeschreven een hartelijke mail, ter bevestiging en als welkom.
De belangstellenden die nog twijfelen kan je het beste een bericht sturen waarin je ze bedankt voor hun bezoek. Vraag daarbij ook of je nog iets voor ze kan doen.
Spreek met elkaar af dat één persoon de coördinatie op zich neemt, zodat je als team overzicht houdt.
Medio juni
Tegen de zomer moeten studenten hun definitieve keuze maken. Stuur de twijfelaars een bericht, en nodig ze uit om zich in te schrijven.
Mensen willen gezien worden
Bij het organiseren van een Open Dag komt veel kijken, vooral ook de begeleiding van belangstellenden. Het gebouw en de opleiding zijn belangrijk. Maar zeker zo belangrijk is dat bezoekers voelen en ervaren dat ze gezien worden. Want alleen een geïnteresseerde opleiding is een interessante opleiding.
